ระบบ HRM ไม่ได้มีแค่เก็บข้อมูลพนักงาน แต่ช่วยบริหารคนทั้งองค์กร

องค์กรที่ดีจำเป็นต้องมีทรัพยากรมนุษย์ที่ดี และทรัพยากรมนุษย์ที่ดีจะเกิดขึ้นได้เมื่อมีระบบการบริหารจัดการที่ดี ระบบ HRM จึงเป็นระบบที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคลากรโดยเฉพาะ ซึ่งระบบดังกล่าวต้องอาศัยข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับบุคลากรหรือพนักงานขององค์กรนั่นเอง ทั้งนี้ ข้อมูลต่าง ๆ ไม่ได้เป็นปัจจัยเพียงหนึ่งเดียวสำหรับการบริหารคน ยังมีแง่มุมอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อระบบดังกล่าวอีกด้วย

ระบบ HRM กับการบริหารคนที่ครอบคลุมทุกด้าน

ระบบ HRM (Human Resource Management) คือระบบบริหารทรัพยากรบุคคลที่ช่วยให้องค์กรจัดการงานด้านคนได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมนุษย์มีหลายมิติ การบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงต้องเป็นระบบที่ครอบคลุมการพัฒนาบุคคลอย่างรอบด้าน ไม่ใช่แค่การเก็บข้อมูลให้ครบถ้วนเท่านั้น แต่ครอบคลุมการดูแลพนักงานตั้งแต่วันเริ่มงานจนถึงวันสิ้นสุดการทำงาน

การรับสมัครและคัดเลือกบุคลากร

ระบบ HRM เริ่มต้นตั้งแต่การคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับงาน แต่ละองค์กรมีบทบาทและสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันไป จึงต้องมีกระบวนการสรรหาและคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับองค์กรให้ได้มากที่สุด โดยมีระบบการประเมินจำนวนพนักงาน การจัดสรรจำนวนคนให้เพียงพอกับงาน ออกแบบกระบวนการสรรหาเพื่อคัดเลือกพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน การประเมินและกระบวนการสรรหาที่ดี จะช่วยให้องค์กรมีพนักงานที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบบริหารจัดการเวลา

กำหนดเวลาต่าง ๆ สำคัญต่อการจัดทำข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมงการทำงาน การบันทึกเวลาเข้างาน–ออกงาน ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา และประวัติการลา จำนวนปีที่พนักงานอยู่กับองค์กร เป็นต้น ทุกองค์กรต้องมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลด้านเวลาที่เป็นระบบ ตรวจสอบได้ เพื่อความโปร่งใสในการประเมินผลงาน และเป็นธรรมต่อพนักงานทุกฝ่าย

สวัสดิการและค่าตอบแทนต่าง ๆ

ระบบ HRM จะช่วยให้องค์กรวางแผนด้านสวัสดิการต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับพนักงาน เนื่องจากเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ เป็นแรงจูงใจให้พนักงานทำงานต่อไปได้ ไม่ใช่เฉพาะจำนวนเงินเดือนที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสวัสดิการที่ช่วยดูแลคุณภาพชีวิตในระยะยาว เช่น กองทุนเลี้ยงชีพ ประกันสุขภาพ สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในที่ทำงาน เป็นต้น

บริหารความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

พนักงานแต่ละคนต้องทำงานร่วมกัน บางครั้งอาจเกิดความขัดแย้งกันบ้าง องค์กรต้องมีระบบการบริหารจัดการด้านความสัมพันธ์ที่ช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้ ยิ่งเป็นองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก มีโครงสร้างบุคลากรหลายลำดับชั้น ยิ่งต้องประสานความเข้าใจอันดีต่อกันในทุกฝ่าย และให้ความสำคัญกับการสื่อสาร การไกล่เกลี่ย และแนวทางจัดการความขัดแย้งในที่ทำงาน

พัฒนาทักษะ เสริมสร้างศักยภาพ

พนักงานไม่ใช่ทรัพยากรบุคคลที่หยุดนิ่งอยู่กับที่ แต่เป็นบุคคลที่มีศักภาพในการพัฒนาตนเอง องค์กรจึงต้องมีพื้นที่ที่ช่วยให้พนักงานพัฒนาความสามารถในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรม การศึกษาดูงานนอกสถานที่ การจัดโปรแกรมพัฒนาทักษะเฉพาะทาง โอกาสในการเปลี่ยนสายงาน เป็นต้น นอกจากพนักงานจะมีศักภาพมากขึ้นแล้ว ยังช่วยให้พนักงานเห็นโอกาสในการเติบโตกับองค์กรในระยะยาวอีกด้วย

ระบบ HRM อาจมีพื้นฐานเป็นการรวบรวมข้อมูลของพนักงาน ในขณะที่ภาพรวมที่แท้จริงคือการบริหารคนให้เติบโตไปพร้อมกันกับองค์กร การบริหารแต่ละด้านต้องอาศัยเครื่องมือแตกต่างกันไป โดยมีจุดประสงค์ร่วมกันคือการส่งเสริมให้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยให้องค์กรเติบโตในระยะยาวนั่นเอง